Visiteurs de longue durée

Téléchargez le formulaire de demande LTV, remplissez-le et remettez l'original dûment signé à l'assistant(e) de votre groupe, de votre service ou de votre division.

Vous serez informé(e) par e-mail lorsque votre statut LTV aura été approuvé.

L'ILL accueille des visiteurs d'organisations extérieures qui séjournent sur le site pendant des périodes prolongées, dans le cadre de collaborations sur des activités de recherche, d'échanges de connaissances scientifiques et techniques, ou de visites d'échange organisées avec un centre de recherche partenaire.

L'ILL reconnaît les bénéfices que les visiteurs de longue durée apportent à l'Institut, et veille à ce que leurs conditions de travail leur permettent d'exercer pleinement leurs fonctions, tout en favorisant leur développement tant professionnel que social -au bénéfice à la fois de leur employeur et de l'ILL.

Catégories de visiteurs de longue durée

L'ILL accueille plusieurs catégories de visiteurs de longue durée. La plupart d'entre eux participent à la vie scientifique et technique de l'Institut selon les modalités suivantes :

  • Scientifiques, ingénieurs et techniciens issus de laboratoires de recherche neutronique du monde entier, mais provenant en particulier des pays associés et membres scientifiques, collaborant sur des installations expérimentales et des développements techniques, et/ou travaillant sur des expériences dont la durée s'étend sur plusieurs mois.
  • Chercheurs en congé sabbatique, venus d'universités, qui passent une période prolongée dans l'environnement de recherche actif de l'ILL afin de mener à bien un programme scientifique préparé à l'avance, en dehors de leurs obligations habituelles d'enseignement ou d'administration.
  • Membres de groupes de recherche collaboratifs (CRG) et d'initiatives financées de l'extérieur (EFI), participant à la construction et/ou à l'exploitation d'installations CRG ou EFI à l'ILL.
  • Doctorants issus d'universités partenaires, dont une grande partie des travaux de recherche repose sur des résultats expérimentaux obtenus à l'ILL.
  • Chercheurs post-doctorants intervenant pour le compte de groupes d'utilisateurs de l'ILL basés dans des universités partenaires.
  • Ingénieurs et spécialistes en informatique travaillant sur des projets spécialisés visant au développement de nouvelles techniques ou infrastructures.

L'ILL reconnaît que ces collaborations scientifiques lui bénéficient globalement, en contribuant à la vie scientifique et à la réputation de l'Institut, ainsi qu'en favorisant l'établissement de relations mutuellement bénéfiques avec d'autres organismes de recherche nationaux ou internationaux.

Renouvellement d'un statut LTV

Pour renouveler un statut LTV, la personne doit procéder en 2 étapes :

  1. Remplir à nouveau le formulaire initial de demande LTV, en y indiquant les nouvelles dates du séjour, la signature de l'employeur et le certificat d'aptitude médicale.
  2. Utiliser l'interface GED de l'ILL pour renouveler le statut (intranet ILL) :
  • Se connecter au système GED de l'ILL à l'aide de votre identifiant et mot de passe ILL (session personnelle)
  • Utiliser le menu Charger > Fichiers dans l'espace documentaire « Renouvellement LTV » pour déposer un seul fichier PDF regroupant à la fois votre formulaire signé et votre certificat médical valide pour votre nouveau séjour.

Cela déclenchera automatiquement un processus de validation au sein de l'ILL. Vous pourrez suivre l'avancement de votre dossier à la même adresse.

Pour toute question, veuillez contacter ged@ill.fr.

Nouvelle demande de statut LTV

Critères d'attribution du statut LTV

Les visiteurs de longue durée représentent une part importante du personnel scientifique et technique travaillant à l'ILL, sans toutefois être employés par l'ILL. Ils sont néanmoins consommateurs de ressources essentielles et limitées (espace de bureau, moyens informatiques, ressources techniques) mises à disposition par l'Institut. L'ILL souhaite donc s'assurer que ces facilités d'accueil ne soient accordées qu'aux candidats répondant à l'objectif premier de leur séjour : contribuer de manière significative à la vie scientifique et technique de l'Institut.

Les critères d'attribution du statut LTV peuvent être satisfaits de plusieurs façons :

  • dans le cadre d'un accord contractuel entre l'ILL et l'employeur du visiteur, comme c'est le cas pour les CRG et les EFI ;
  • dans le cadre d'un accord entre l'ILL et une institution partenaire (l'employeur), visant à échanger et/ou combiner expérience et savoir-faire pour le développement de nouvelles technologies, installations ou projets, ou pour une activité de recherche spécifique ;
  • à la suite d'une invitation émanant d'un membre senior du personnel de l'ILL (Directeur, chef de service ou responsable de groupe d'instruments), en vue de faire progresser une recherche scientifique ou un développement technique ;
  • dans le cadre d'un accord entre l'ILL et une institution partenaire pour la formation de doctorants ou de jeunes scientifiques ;
  • dans le cadre d'un programme scientifique ou éducatif financé par l'Union européenne.

Le statut LTV n'est accordé que pour des séjours continus de plus de 3 mois. Il ne sera pas accordé pour des visites répétées de moins de 3 mois, entrecoupées de périodes d'absence, même si leur durée totale dépasse 3 mois. Pour ce type de visites discontinues, un accès temporaire peut être accordé à chaque visite. Le statut LTV est accordé pour une durée maximale de 12 mois, renouvelable par périodes supplémentaires de 12 mois.

Demande de statut LTV

L'octroi du statut LTV peut dépendre de la disponibilité d'espaces de bureau adaptés et d'autres installations ; l'ILL peut notamment être amené à reporter certaines visites lorsque ces installations sont temporairement en nombre insuffisant, par exemple durant des périodes de travaux de reconstruction importants. Les institutions envisageant d'envoyer du personnel à l'ILL doivent vérifier, auprès du responsable de groupe d'instruments ou du chef de service concerné, que le statut LTV est susceptible d'être accordé pour la période demandée, et que les conditions énoncées ci-dessous seront remplies.

Durée du séjour

Le statut LTV n'est accordé que pour des séjours continus de plus de 3 mois. Il ne sera pas accordé pour des visites répétées de moins de 3 mois, entrecoupées de périodes d'absence, même si leur durée totale dépasse 3 mois. Pour ce type de visites discontinues, un accès temporaire peut être accordé à chaque visite. Le statut LTV est accordé pour une durée maximale de 12 mois, renouvelable par périodes supplémentaires de 12 mois.

Les premières demandes doivent être déposées au moins DEUX MOIS avant le début du séjour prévu, au moyen du formulaire de l'ILL (voir ci-dessus). Les demandes de renouvellement doivent être déposées avant l'expiration de l'autorisation précédente. Les demandes doivent être accompagnées d'un certificat d'aptitude médicale valide (voir ci-dessous) pour un travail sous rayonnements ionisants, si l'accès aux zones expérimentales de l'ILL est requis. En signant le formulaire LTV, l'institution envoyant le visiteur à l'ILL certifie que celui-ci dispose d'une assurance couvrant les accidents corporels ainsi que les dommages accidentels aux installations de l'ILL et aux tiers, valable pour toute la durée du séjour.

Formalités administratives

Les visiteurs non français doivent être en possession d'un passeport valide et, pour certains ressortissants hors CE, devront demander un visa spécial (visa scientifique). Ils doivent contacter l'administration de l'ILL deux mois avant leur arrivée afin d'obtenir un formulaire spécial (convention d'accueil) permettant de solliciter ce visa.

Informations sur la sécurité

Les LTV doivent suivre une formation à la sécurité d'une journée, portant sur la radioprotection, les risques d'incendie et autres risques. L'ILL est tenu de retirer le statut LTV aux visiteurs qui ne se présentent pas de manière répétée à cette formation obligatoire.

Exigences médicales

Les LTV souhaitant accéder aux zones expérimentales doivent disposer d'un certificat médical valide, délivré par leur service de médecine du travail ou un organisme agréé.

Statut d'emploi et assurance accident

L'ILL exige que tous les LTV travaillant à l'ILL, et en particulier ceux autorisés à accéder aux zones expérimentales, soient assurés contre les accidents corporels et les dommages accidentels causés à des tiers. L'employeur du visiteur est légalement responsable de la validité de cette assurance. Les visiteurs dont les conditions d'emploi changent de manière significative (ou qui changent d'employeur durant leur séjour) doivent présenter une nouvelle demande de statut LTV.

Ressources à fournir par l'employeur

Afin de remplir leur objectif de contribution à la vie scientifique de l'ILL, les LTV ont souvent besoin d'autres ressources, parfois négligées. Il peut s'agir de matériel et de logiciels informatiques, ainsi que de financements pour diverses fins : frais de déplacement et de conférences, échantillons pour les expériences, support technique, ouvrages et revues, ou encore usage du téléphone. Ces besoins financiers doivent être anticipés et intégrés à l'accord avant le début du séjour. Il ne peut être présumé que l'ILL prendra en charge ces coûts, souvent significatifs.

Merci de vous référer à :
accueil en france des scientifiques etrangers
cadre-general-du-detachement-des-salaries

Pour plus d'informations :

Vous pourriez également trouver utile de contacter l'Espace Information / Accueil chercheurs (ISSO), sur le campus de l'Université Grenoble, qui propose divers services et informations gratuits.